Formación y Certificación de Auditores Internos



Malas prácticas que todo Auditor Interno debe evitar.


El auditor interno tiene un papel fundamental en una organización, su función es evaluar con objetividad el funcionamiento eficaz y eficiente del SGC, traducido de otra manera más práctica y clara es evaluar si la organización está logrando los objetivos planificados que lo llevarán al éxito sostenido y a alcanzar su Visión. Basado desde luego en un estándar o criterios.

Para lograr ese objetivo los auditores deben recabar información con los auditados, dueños de procesos y actores principales de las actividades. El éxito de la auditoría depende en muchos casos de las habilidades del auditor para obtener dicha información.

Aquí 10 de las principales malas prácticas que todo auditor debe evitar y como podemos solucionarlo:


  1. El auditor no es una autoridad: Ejercer ese papel no ayudará a obtener la información que necesitamos, lo que logramos al ser autoritario o presentarnos con ese "poder" para evaluar es hacer que el auditado establezca una barrera de comunicación y la información no fluirá como debería y con la posibilidad de información oculta. Contrario a ello, el auditor es un sensor de oportunidades, la manera en que nos presentemos dependerá el éxito de la auditoría. No somos una autoridad, somos un ente que busca oportunidades para mejorar.


2. No se auditan personas: A pesar de que cada proceso tiene un dueño, cada actividad tiene un responsable, nuestro objetivo no se centra en evaluar a las personas para ver si hacen bien o mal su trabajo, se audita al sistema de gestión, por lo tanto al encontrar oportunidades de mejora (no fallas) no se describe el nombre de las personas que están involucradas para no evidenciar, porque repito, nuestro objetivo no es encontrar culpables, si por algo debemos hacer una referencia, como último recurso, hacerlo por el nombre del puesto, no por el nombre de la persona. Como último recurso, pero de preferencia evitarlo.


3. No decir al auditado "está mal", nunca criticar al sistema o al proceso, ni mucho menos burlarse: Si algo no cumple o son malas prácticas, hay términos mucho muy profesionales que debemos considerar, por ejemplo: "Está bien, pero puede mejorar porque no me permite evaluar la eficacia por esto y por aquello". Por lo tanto nuestro objetivo no es hacer sentir mal a los auditados, sólo hacerles saber sus oportunidades de mejora. Decir "está mal" es poner en duda su capacidad cuando no necesariamente es así.


4. No hacer recomendaciones: Los auditores no hacemos recomendaciones, al menos durante la auditoría. Debemos enfocarnos solamente en señalar las oportunidades de mejora, no en dar recomendaciones, ese es un proceso posterior a las no conformidades. Les explico porqué. Si detectamos una no conformidad, el auditado puede decirnos, ¿Cómo debo hacerle?, si en ese momento hacemos recomendaciones de qué hacer, el auditado lo tomará como referencia ante otros auditores, su respuesta será, es que el auditor David Saavedra me dijo que así le debo hacer. Recuerden que no todos los auditores tenemos los mismos criterios, además que no siempre se toman las recomendaciones como las explicamos. Por lo tanto nuestra respuesta siempre debe ser: ¿Le parece si al finalizar la auditoría lo analizan con el Coordinador del sistema?, es la persona indicada para tomar decisiones. Otra respuesta coherente sería, no puedo porque sería juez y parte al mismo tiempo, consúltalo con tu equipo de trabajo y con el coordinador al finalizar la auditoría.


5. No esperar que el trabajo sea como yo auditor lo quiero o así me gusta: En muchos casos o empresas encontraremos siempre mejores prácticas que los que usualmente vemos o conocemos, no tiene que ser como nosotros queremos, mientras cumpla con los requerimientos es válido, si puede mejorar, como tal debemos exponerlo, cumple, pero puede mejorar en esto. Las actividades en los procesos se hacen o describen en un procedimiento para las personas que lo trabajan, no para los auditores.


6. No ejercer presión: En las auditorías siempre habrá nerviosismo, por causa natural, por ser de nuevo ingreso, por las emociones, etc. Al ejercer presión y abusar de esa condición lo que logramos es hacer que el auditado se equivoque, nos de mal la información o una mala respuesta. Siempre que surja el nerviosismo debemos calmar la situación. De hecho yo recomiendo al iniciar una auditoría darse unos minutos para romper el hielo, para generar confianza, una charla de cualquier otro tema, familiar, social, deportivo, que no sea superior a 5 minutos. Esto hará al auditado relajarse y entrar en confianza. Posteriormente ser claro y establecer el objetivo, por ejemplo: Mi objetivo en esta auditoría no es encontrar un culpable, no vengo a ver quién está bien o mal, vengo a facilitar las oportunidades de mejora para su proceso con base a ciertos requerimientos de la norma. Por lo tanto si ustedes me ayudan con información veraz podremos facilitar esas oportunidades de mejora.

Si durante la auditoría el auditado se pone nervioso, tenemos que parar un momento, decirle al auditado, a ver, tranquilo, la información que yo quiero es esto... explicarlo detenidamente con ejemplos si es necesario. De ser necesario cambie a otra pregunta para después volver al tema con más tranquilidad. El nerviosismo del auditado no nos ayudará.


7. No permita los disgustos, enojos, ni roces personales: Si el auditado no está de acuerdo con una no conformidad, hay que explicarlo con peras y manzanas (a detalle con la norma o evidencia en mano), si a pesar de ello no está de acuerdo, no debemos permitir que pase a mayores, podemos decirle al auditado lo siguiente: "si no estás de acuerdo, ¿te parece si al final de la auditoría lo vemos con el auditor líder y los demás auditores?. De esta manera la decisión será en conjunto y el auditado lo verá con profesionalismo, no como algo personal en su contra.


8. No emita informes que ponga en riesgo datos personales de las partes interesadas, ni información confidencial, ni nombres personales que pongan en duda la capacidad de las personas. Recuerden que no buscamos culpables, buscamos oportunidades de mejora.


9. No dejarse llevar: Por información falsa, chismes o información sin fundamentos. Vamos a encontrarnos casos donde señalan a otras personas u otros procesos como culpables de cierta información o resultados, no es nuestro objetivo. Debemos centrarnos en lo que estamos revisando y en el proceso que estamos evaluando. Simplemente debemos cortar de manera respetuosa, podemos decir: "Nos estamos desviando un poco del tema, ese proceso lo auditaré en su momento, mientras tanto...."


10. No corromperse: La ética y el profesionalismo habla mucho de un auditor y de una persona, un auditor será observado siempre, para ver si es congruente con lo que evalúa, por lo tanto hacer las cosas bien aunque no nos vean debe ser el legado de un auditor interno.


Conozca esto y muchas recomendaciones que te harán un auditor competente y profesional.


D. Saavedra

director@sacalidad.com.mx

www.sacalidad.com.mx

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